看護師の内定辞退の伝え方は？電話・メールの例文やトラブル回避のマナー

看護師のなかには、内定辞退に関する悩みを抱えている方もいるでしょう。内定辞退は、法律上では入職日の2週間前まで可能ですが、できるだけ早く誠実に伝えることが大切です。この記事では、看護師が内定辞退の連絡をするタイミングや伝え方、電話・メールの例文を解説。内定辞退する際の注意点やマナー、トラブルを避ける方法なども紹介しているので、参考にしてみてください。

看護師の内定辞退はいつまで連絡できる？

内定辞退をすると、内定先の職場は再度看護師の採用を行うことになります。採用には多くの労力や時間が必要なため、内定辞退を決めた場合はできる限り早く連絡しましょう。ここでは、看護師の内定辞退はいつまで連絡できるのかについて、「一般的な目安」と「法律上のルール」に基づいて解説します。

内定連絡を受けた当日から3日以内までが一般的

看護師が内定辞退する際はできるだけ早く伝えることが大切です。一般的には、内定連絡を受けた当日から3日以内までが理想といえます。ほかの応募先の結果待ちといった状況で迷ううちに連絡を忘れたり連絡が遅れたりするのを防ぐため、3日を目安に行動するように心掛けましょう。

法律上は入職の2週間前まで内定辞退が可能

民法627条1項によると、期間の定めのない雇用は、解約の申入れの日から2週間を経過すると解消します。雇用期間が決まっていない内定者の辞退は、入職の2週間前まで認められるといえるでしょう。やむを得ない事情により直前の辞退となってしまう場合でも、少しでも早く連絡して誠実にお詫びすることが大切です。

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看護師が内定を辞退するときの連絡手段

看護師が内定を辞退するときの連絡手段には、電話やメールがあります。ここでは、それぞれの連絡手段について解説しますので、ぜひご一読ください。

内定辞退の申し出は【電話】で行う

内定辞退の申し出は、早く確実に伝わるように電話で行いましょう。電話には、声や話し方から誠意が伝わりやすいというメリットもあります。採用担当者が電話に出られない場合は、折り返しの電話をお願いするのではなく、自分から掛け直します。

電話がつながらないときは【メール】を送る

電話を数回掛けても採用担当者につながらない場合に限り、当日中にメールで内定辞退を伝えましょう。手紙は届くまでに時間が掛かるため、内定辞退の申し出には適していません。

内定承諾後の辞退は電話に加えて【詫び状】を送る

看護師が内定承諾後に辞退することは可能ですが、代わりの看護師を採用する負担が大きくなってしまうため、基本的にはマナー違反と捉えられます。やむを得ず辞退するときは、電話で丁寧にお詫びしたあと、詫び状を送付しておきましょう。家庭の事情や健康上の理由で辞退する場合は、受け入れられやすいかもしれません。理由を記載する際は、熟考して判断したことを伝えましょう。

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看護師が内定辞退を申し出る際の例文

ここでは、看護師が内定辞退を伝える際の電話とメールの例文を紹介します。伝える際のポイントにも、ぜひ目を通しておきましょう。

電話で内定辞退を伝える場合

ここでは、看護師が電話で内定辞退を伝える場合の例文やポイントを紹介します。

電話で内定辞退する例文

電話で伝えるポイント

電話で内定辞退を伝える際は、他の応募者との混同を防ぐために、必ずフルネームを告げてください。学生の場合は学校名も伝えましょう。内定をいただいたお礼や、選考に時間を使っていただいたことへのお詫びも伝えます。電話を終える際は相手が電話を切るまで通話を終了せずに待つのがポイントです。

メールで内定辞退を伝える場合

ここでは、看護師がメールで内定辞退を伝える場合の例文や、伝える際のポイントを解説します。

メールで内定辞退する例文

メールで伝えるポイント

メールで内定辞退を伝える場合は、以下の内容を含む本文を作成しましょう。

• 内定のお礼
• 内定辞退の理由とお詫び
• 選考の時間をいただいたお詫び
• メールで連絡することに対するお詫び

内定辞退は電話で連絡するのが一般的なので、「電話したが採用担当者が不在だった」といった理由も書いておきます。応募先とのやり取りを少なくするため、辞退の理由も簡潔に記載してください。ただし、「より待遇の良い病院に内定をいただいた」「職場の雰囲気が自分に合わないと感じた」といった、応募先を低く評価するような理由を書くのは避けましょう。

メールを送信する前に、応募先や担当者の名前、連絡先に誤りがないか、よく見直してください。メール送信後、数日経っても返信がない場合は、採用担当者がメールを見ていない可能性もあるため、再度電話しておくと安心です。

詫び状を送付する場合

詫び状を送付する場合は、縦書きか横書きの書面に、必要な項目を漏れなく記載します。以下は横書きの場合の例文です。

内定辞退の詫び状の例文

詫び状を作成するポイント

詫び状は、丁寧な字で簡潔に書くのがポイントです。「拝啓」のあとの時候の挨拶は、季節によって使い分けるのが基本ですが、「時下」は季節に関係なく使用できます。縦書きにする場合は、次の順番で書きます。

1. 拝啓から敬具まで
2. 日付
3. 自分の氏名（下の方に記載）
4. 宛名

縦書きの場合は宛名を最後に書くという点に注意しましょう。

看護師が内定辞退するときの注意点とマナー

ここでは、内定辞退するときの注意点とマナーについて、「時間帯への配慮」「採用担当者が離席時は掛け直す」「辞退理由は簡潔に答える」を解説します。

時間帯に配慮して連絡する

看護師が内定を辞退する際は、時間帯に配慮して連絡しましょう。医療機関や施設において、比較的電話がつながりやすい時間帯は以下です。病院・福祉施設は「午前10～11時ごろ」「午後2～3時ごろ」です。クリニックは「午前診療・午後診療の終わりごろ」「午後診療の10～20分ほど前」がつながりやすいといえます。

採用担当者が離席している場合は掛け直す

医療機関や施設に内定辞退の連絡をする際、採用担当者が離席している場合もあります。採用担当者が電話に出られない場合は、つながりやすい時間帯を聞いて自分から掛け直してください。応募先の負担になるため、基本的には折り返しの電話は依頼しないようにしましょう。

辞退理由を質問されたら簡潔に答える

内定辞退の理由を自分から詳細に話す必要はありませんが、応募先の医療機関や施設から質問があれば簡潔に答えるようにしましょう。メールは双方向のやり取りができないので、簡潔に辞退理由を記載してください。応募先である医療機関や施設の価値を下げる印象にならないよう、「家庭の事情」「一身上の都合」といった理由を記載するのが一般的です。

看護師が内定辞退のトラブルを避けるための方法

ここでは、看護師が内定辞退のトラブルを避けるための方法を解説します。医療機関や施設への就職・転職活動をスムーズに進めたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

求人の労働条件を念入りに比較する

看護師が内定辞退のトラブルを避けるためには、求人の労働条件を念入りに比較しておくことが大切です。病院をはじめとした医療機関や施設などからの内定連絡後は、労働条件通知書や雇用契約書が提示されます。労働条件通知書や雇用契約書を受け取ったら、内容をよく読んで確認しましょう。入職・転職後に配布する職場もあるので、提示されない場合は内定承諾前に問い合わせてみてください。

合否の連絡日や内定承諾書の提出期限を確認する

合否の連絡日や内定承諾書の提出期限を確認することも、内定辞退のトラブル防止につながるでしょう。応募先の医療機関や施設から内定が出ると、内定承諾書をもらうことがあります。複数の応募先の選考を並行して受けている際は特に、滞りなく連絡や書類提出ができるように前もって準備しておくことが大切です。

検討したいときは内定保留の相談をする

内定保留をしたいときは、できるだけ早く応募先に電話し、理由を添えてお願いしてください。内定をいただいたお礼も忘れずに伝えるようにしましょう。最終的な回答をいつまでにするかは、採用担当者と話し合って決定します。
保留の期間が長くなると内定先に迷惑を掛けてしまうため、遅くとも1～2週間以内に結論を出すようにしましょう。なお、中途採用で早急に人材を確保しなければならないといった場合は、内定を保留してもらえないこともあります。

内定保留をお願いする例文

内定保留するポイント

応募先に内定保留をお願いする際は、応募先に失礼のないように、保留理由の伝え方にも気を配りましょう。一般的に、ほかの選考に関することは明言せず、「家族と相談したい」「慎重に判断したい」といった伝え方をするのが無難といえます。

転職エージェント経由で求人に応募する

看護師が内定辞退のトラブルを避けるためには、転職エージェント経由で求人に応募するのも一つです。求人票からの直接応募や転職サイト経由での応募の場合は、自分で内定辞退をする必要があります。
一方、転職エージェントでは、担当者やキャリアアドバイザー経由で内定辞退の意思を伝えてもらうことが可能です。転職エージェントでは幅広く求人を紹介してもらえるので、「自信がなくて内定を受けるか迷う…」といった悩みにも寄り添ってもらえる安心感があるでしょう。

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看護師の内定辞退に関するよくある質問

ここでは、看護師の内定辞退に関するよくある質問をＱ＆Ａ形式で回答します。

看護師が新卒枠で内定辞退すると後輩の選考に影響しますか？

新卒枠で内定を辞退しても、後輩の選考結果に直接影響を与えることはないでしょう。併願先との兼ね合いで辞退者が出ることは、応募先も想定しているためです。応募先が重視するのは、あくまでも応募者個人の適性や意欲、人柄です。連絡なしの辞退や入職直前の連絡などのマナー違反を避けた対応ができれば、学校との信頼関係が大きく悪化することはないでしょう。

第一志望と伝えてしまった病院の内定辞退はできない？

面接で「御院が第一志望です」と伝えていたとしても、内定辞退は可能です。転職活動の途中で志望度が変わることは珍しくないので、早めに内定辞退の申し出をしてお詫びすれば問題ありません。理由を詳しく述べる必要はなく、「再度よく考えた結果」「自分の適性を改めて考えた結果」などと伝えるのが無難です。

看護師が内定辞退した職場に再応募することは可能？

内定辞退した職場に再度選考してもらえるかどうかは、職場の方針や状況、再応募までの期間によって変わるでしょう。内定辞退から数年が経ち、辞退の原因が解決したのであれば、再度選考してもらえることもあるようです。どうしても再応募したい場合は、内定辞退に至った事情や再応募したい理由を正直に伝えてみるのも一つの方法でしょう。

まとめ

看護師が内定辞退をするときは、3日以内を目安に、できる限り早く電話で連絡することが大切です。数回電話がつながらない場合に限り、メールで内定辞退したい旨を伝えましょう。内定辞退の申し出をする際は、内定をもらったお礼や、選考に時間を割いてもらったお詫びも伝えます。内定承諾後の辞退は基本的にはマナー違反と捉えられるので、電話連絡に加えて詫び状も送付しておくのがおすすめです。

内定辞退を伝える際は、「時間帯に配慮して連絡する」「担当者が離席していたら掛け直す」「辞退理由の質問には簡潔に答える」といった点に注意しましょう。内定辞退のトラブルを避けるには、求人の労働条件を念入りに比較したり、合否連絡の日や内定承諾書の提出期限を確認したりしておくと安心です。内定保留のお願いをする際は、長くとも1～2週間以内の返事を目安に、応募先に相談してください。

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